Misure organizzative in materia di certificazioni e dichiarazioni sostitutive di cui all’art. 15 della L.183/2011. Direttiva Ministero della Pubblica Amministrazione n. 14/2011

Si comunica che il I gennaio 2012 sono entrate in vigore le modifiche introdotte dall’art. 15, comma 1, della L. 183 del 12 novembre 2011 (Legge di Stabilità 2012) che disciplinano la materia relativa ai certificati e alle dichiarazioni sostitutive contenute nel D.P.R. n.445 del 2000.

Salvo l’obbligo per tutti gli interessati di consultare le norme citate, si sintetizzano i punti delle nuove disposizioni normative di cui bisognerà tener conto:

1) le certificazioni rilasciate dalle Pubbliche Amministrazioni in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati; nei rapporti con gli organi della P.A. e i gestori di pubblici servizi, i certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o da atti di notorietà. Conseguentemente, a far data dal I gennaio 2012, le Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non possono più accettarli né richiederli, tanto più in quanto tali comportamenti integrano, per espressa previsione, violazione dei doveri d’ufficio ai sensi della nuova formulazione dell’art. 74, c. 2, lett. a) del DPR 445/2000;

2) sui certificati deve essere apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”; il rilascio di certificati privi della suddetta dicitura costituisce violazione dei doveri d’ufficio per espressa previsione della lett. c-bis) del c. 2, dell’art. 74 del DPR 445/2000, introdotta dall’art. 15 della L. 183/2011;

3) le Amministrazioni sono tenute a individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle Amministrazioni procedenti; tale adempimento risulta indispensabile, anche per consentire “idonei controlli, anche a campione” delle dichiarazioni sostitutive, a norma dell’art. 71 del DPR 445/2000;

4) le Amministrazioni devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione;

5) le Pubbliche Amministrazioni possono acquisire senza oneri le informazioni necessarie per effettuare i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni e per l’acquisizione d’ufficio dei dati, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza;

6) la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio e viene in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione.

 

Individuazione dell’ufficio responsabile e misure organizzative.

 A seguito delle novità introdotte dalla suddetta normativa, l’Istituto di Istruzione Secondaria Superiore  “R. Gorjux-N. Tridente-C. Vivante” di Bari, con la sezione associata del Corso Serale, adotta le seguenti misure organizzative:

 1)     è individuato quale ufficio responsabile per tutte le attività di cui al punto 1, lett. c Direttiva N. 14 del 22/12/2011 l’intero UFFICIO DI SEGRETERIA dell’Istituto di Istruzione Secondaria Superiore  “R. Gorjux-N. Tridente-C. Vivante” di Bari, nelle persone del DSGA e degli Assistenti Amministrativi operanti sulle varie aree. A detto ufficio competono tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti. All’ufficio stesso compete l’idoneo controllo, anche a campione, delle dichiarazioni sostitutive a norma dell’art. 71 del DPR 445/2000.

2)     Le misure organizzative, di cui al punto 1, lett. d Direttiva N. 14 del 22/12/2011, adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione sono le seguenti:

a) acquisizione dell’autocertificazione contestualmente all’instaurazione del rapporto con la Scuola o al presentarsi della necessità;

b) informazione agli interessati delle nuove modalità di presentazione all’Istituzione Scolastica delle dichiarazioni sostitutive delle certificazioni e delle misure organizzative adottate per la tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi;

c) il personale, responsabile delle operazioni, effettuerà i necessari e idonei controlli delle dichiarazioni sostitutive (idoneo controllo a campione con generale criterio di 1/10; idoneo controllo con criterio di 1/1  dove si palesi evidente dubbio sull’autocertificazione prodotta); assicurerà l’utilizzo di mezzi idonei per verificare la certezza e l’affidabilità della fonte di provenienza, delle dichiarazioni; si avvarrà delle informazioni raccolte anche attraverso l’utilizzo di banche dati, laddove disponibili, al fine di garantire tempestività ed efficienza alle operazioni di controllo;

d) l’Istituto di Istruzione Secondaria Superiore “R. Gorjux-N. Tridente-C. Vivante” di Bari, si impegna a garantire la trasmissione delle informazioni richieste da soggetti pubblici aventi titolo nei limiti consentiti dalle norme a tutela della privacy, nei termini stabiliti (entro il termine di 30 giorni punto 1, lett. e Direttiva del 22/12/2011) e nella consapevolezza delle responsabilità connesse;

e) le comunicazioni tra le P.A. o privati gestori di pubblici servizi per l’idoneo controllo avverranno tramite posta certificata onde assicurare la certezza della fonte di provenienza;

f) sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati sarà apposta, a pena di nullità, la dicitura: “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.

Le presenti misure organizzative vengono immediatamente rese note attraverso la pubblicazione sul sito istituzionale della Scuola.

Al fine di agevolare il compito di chi deve autocertificare stati, qualità personali e fatti, si riportano, di seguito,  gli articoli del D.P.R. 445/2000 di interesse:

 

SEZIONE V – NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE

Art. 46. Dichiarazioni sostitutive di certificazioni

  1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all’istanza, sottoscritte dall’interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:

a) data e il luogo di nascita;

b) residenza;

c) cittadinanza;

d) godimento dei diritti civili e politici;

e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

f) stato di famiglia;

g) esistenza in vita;

h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;

i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;

l) appartenenza a ordini professionali;

m) titolo di studio, esami sostenuti;

n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;

p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;

q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;

r) stato di disoccupazione;

s) qualità di pensionato e categoria di pensione;

t) qualità di studente;

u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

z) tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;

aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;(lettera così modificata dall’articolo 49 del D.P.R. n. 313 del 2002)

bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

bbb) di non essere l’ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;(lettera introdotta dall’articolo 49 del D.P.R. n. 313 del 2002)

cc) qualità di vivenza a carico;

dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;

ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

 

Art. 47. Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà

  1. L’atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38.
  2. La dichiarazione resa nell’interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.
  3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell’articolo 46 sono comprovati dall’interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.
  4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia all’Autorità di Polizia Giudiziaria è presupposto necessario per attivare il procedimento amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque attestanti stati e qualità personali dell’interessato, lo smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante dichiarazione sostitutiva.

 

Art. 48. Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive 

  1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
  2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall’articolo 76, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l’informativa di cui all’articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
  3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze.

 

Art. 49. Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione

  1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.
  2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l’intero anno scolastico.